Служебная записка — сугубо внутренний документ, используется для переписки между подразделениями внутри компании. Обычно это необходимо для решения какого-то вопроса, как основание для открытия нового бизнес-процесса, оплаты по счетам и т.д. Иногда в компании есть свои шаблоны для составления, иногда — предлагается оформить в произвольной форме. И тогда — наши образцы будут в помощь.
Составляет документ сам инициатор, иногда требуются подписи руководителей нескольких подразделений, которых грядущие изменения могут затронуть. Регистрацией этого вида служебных документов занимаются, как правило, специалист HR-подразделения (отдел кадров) или помощник руководителя (если ваша компания небольшая).
Есть обязательные атрибуты: шапка с указанием адресата записки и отправителя. Как вариант, данные инициатора «служебки» могут размещаться снизу, рядом с подписью. Необходимо также проставить подпись и дату составления.
Образец 1
Руководителю IT-департамента
ТОО «Подарки» ФИО
от старшего специалиста ФИО
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
О списании оргтехники
В связи с участившимися случаями поломок офисного принтера прошу Вас дать разрешение на его списание. Экспертное заключение специалистов сервис-центра прилагается.
Подпись дата
Образец 2
Директору департамента маркетинга ФИО
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В связи с предстоящим участием компании в выставке «Фотоаппаратура-2013» просим Вас командировать двух сотрудников департамента в Астану. Планируется их участие в организации работы с потенциальными клиентами во время выставки на стенде.
Директор департамента корпоративных продаж
ФИО
Подпись дата