Служебная записка — сугубо внутренний документ, используется для переписки между подразделениями внутри компании. Обычно это необходимо для решения какого-то вопроса, как основание для открытия нового бизнес-процесса, оплаты по счетам и т.д. Иногда в компании есть свои шаблоны для составления, иногда — предлагается оформить в произвольной форме. И тогда — наши образцы будут в помощь.

Составляет документ сам инициатор, иногда требуются подписи руководителей нескольких подразделений, которых грядущие изменения могут затронуть. Регистрацией этого вида служебных документов занимаются, как правило, специалист HR-подразделения (отдел кадров) или помощник руководителя (если ваша компания небольшая).

Есть обязательные атрибуты: шапка с указанием адресата записки и отправителя. Как вариант, данные инициатора «служебки» могут размещаться снизу, рядом с подписью. Необходимо также проставить подпись и дату составления.

Образец 1

Руководителю IT-департамента

ТОО «Подарки» ФИО

от старшего специалиста ФИО

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

О списании оргтехники

В связи с участившимися случаями поломок офисного принтера прошу Вас дать разрешение на его списание. Экспертное заключение специалистов сервис-центра прилагается.

Подпись                                                                                                                                  дата

Образец 2

Директору департамента маркетинга ФИО

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

 В связи с предстоящим участием компании в выставке «Фотоаппаратура-2013» просим Вас командировать двух сотрудников департамента в Астану. Планируется их участие в организации работы с потенциальными клиентами во время выставки на стенде.

Директор департамента корпоративных продаж

ФИО

Подпись                                                                                                                           дата